L’assessment acquisti: trasformare il “costo” in leva strategica

In molte aziende l’ufficio acquisti è visto come centro di costo, focalizzato sulla negoziazione del prezzo più basso. Tuttavia, in un percorso di trasformazione snella e sostenibile, gli acquisti possono diventare una leva di innovazione e valore.

Con il nostro modulo di assessment acquisti , analizziamo non solo i numeri, ma i processi, le relazioni e i criteri strategici che governano il sourcing.

Questo assessment aiuta a:

• far emergere sprechi e inefficienze nella funzione acquisti,

• mettere a fuoco le leve su cui agire per maggiore competitività,

• riallineare le strategie di supply con la visione operativa lean.

Come si svolge l’assessment acquisti

Ecco le fasi tipiche che affrontiamo durante l’attività di assessment rivolto all’ufficio acquisti:

1. Analisi documentale preliminare

   Richiediamo dati chiave come: storico ordini d’acquisto, report scostamenti prezzo/preventivo, condizione contrattuali, tempo di consegna attesi vs reali, lista fornitori attivi, criteri di selezione, eventuali vendor rating interni.

2. Interviste e confronto con stakeholder

   Dialoghi con i buyer, responsabili di categoria, manutenzione o produzione per capire i vincoli, i comportamenti empirici, le modalità con cui scelgono i fornitori in casi non standard.

3. Mappatura dei processi acquisto

   Definiamo il flusso “request → sourcing → ordine → ricezione → pagamento”, evidenziando i punti critici: tempi, approvazioni, scostamenti, query verso fornitori, rilavorazioni, errori.

4. Calcolo e valutazione dei KPI di performance acquisti

   Usiamo indicatori consolidati e confrontabili con benchmark di settore per misurare la performance reale della funzione acquisti (vedi prossimo paragrafo).

5. Benchmarking e confronto con competitor / standard di settore

   I dati dell’azienda vengono posti a confronto con medie di settore, best practice note e parametri esterni, per identificare gap strategici.

6. Individuazione delle aree prioritarie di miglioramento

   Non tutte le criticità possono essere risolte subito: proponiamo un piano di azione graduale, con progetti pilota, metriche da monitorare e obiettivi misurabili.

   
   

Principali KPI per valutare la funzione acquisti

Per rendere tangibile la diagnosi, ecco alcuni dei KPI più utilizzati per misurare e migliorare la performance degli acquisti (basati su letteratura specializzata).

KPI	Cosa misura	Perché è utile
Cost savings / risparmi realizzati	Differenza tra prezzo preventivato/previsto e costo effettivo negoziato	Indica quanto valore concreto il team acquisti riesce a liberare
Cost avoidance (evitamento costi futuri)	Riduzione di costi attesi grazie a negoziazioni/contratti a lungo termine	Misura la capacità preventiva, non solo reattiva
Total Cost of Ownership (TCO)	Costo totale durante il ciclo di vita (acquisto, trasporto, manutenzione, smaltimento)	Aiuta a evitare scelte che appaiono economiche nel breve ma costose nel lungo
Lead time for supplier / tempo fornitore	Tempo che intercorre tra ordine e consegna	Indica affidabilità e flessibilità del fornitore
Purchase Order Cycle Time	Tempo che va dalla richiesta di acquisto all’emissione dell’ordine	Evidenzia inefficienze decisionali o processuali
Percentuale di spend gestito / Spend Under Management (SUM)	Quota di spesa complessiva che effettivamente passa attraverso canali gestiti dall’ufficio acquisti	Minore “maverick spend”, maggiore controllo e leva negoziale
Accuratezza ordine / PO Accuracy	Percentuale di ordini che corrispondono a quantità, caratteristiche, prezzi, tempi	Riduce errori, rilavorazioni e contestazioni
Percentuale acquisti urgenti / emergenziali	Quota di ordini fuori programma o gestiti fuori flusso standard	Alta emergenza indica problemi di pianificazione o di fornitura
Numero fornitori attivi / concentrazione fornecedor	Numero di fornitori utilizzati e grado di dipendenza da pochi fornitori	Serve valutare rischio e diversificare
Rejection rate e costi associati	Percentuale di forniture respinte o non conformi e i costi derivanti (spedizione, rilavorazione)	Misura qualità fornitore e costi nascosti

Questi KPI permettono di trasformare intuizioni in misurazioni oggettive, e guidano la scelta su dove intervenire per ottenere il massimo ritorno sugli investimenti nel procurement.

Esempio (anonimo) di evidenze emerse nei nostri assessment

Per rendere concreta l’idea, ecco un esempio tratto da un assessment (senza citare l’azienda) che mostra alcune evidenze e riflessioni:

• La funzione acquisti gestiva circa l’85 % della spesa tramite canali controllati, ma il 15 % era “maverick spend” non tracciato — un margine di miglioramento immediato per rafforzare la leva negoziale.

• Il lead time medio dei fornitori era di 25 giorni, rispetto a benchmark di settore che indicano 18–20 giorni — alcune categorie erano particolarmente lente o con concentrazione di fornitori poco flessibili.

• Il ciclo interno PO (dalla richiesta alla emissione) era di 7 giorni, con stakeholder che richiedevano più chiarimenti e passaggi di approvazione — ostacolando rapidità nelle risposte.

• Solo il 70 % degli ordini risultava “accurato” (quantità e caratteristiche perfettamente rispondenti) — il restante 30 % generava contestazioni, resi o rilavorazioni con costi indiretti.

• Alcuni fornitori “strategici” mostravano una frequenza di non conformità (residui, difetti) superiore alla media, con implicazioni sui restart e sull’efficienza produttiva.

• Il TCO non era calcolato sistematicamente: alcune scelte “economiche” inizialmente si rivelavano più costose per trasporto, resi o manutenzioni.

Da queste evidenze sono emerse leve prioritarie: ridurre il lead time (selezionando fornitori più agili), migliorare la qualità dei fornitori, semplificare il processo PO interno, limitare il maverick spend e adottare il calcolo TCO strutturato.

Come trasformare i risultati in azioni concrete

L’assessment acquisti non resta un esercizio accademico: serve per tracciare una roadmap migliorativa. Ecco qualche possibile progetto da attivare subito:

• Progetti pilota su categorie critiche: scegliere una o due famiglie merceologiche dove intervenire per ridurre lead time, migliorare accuratezza o renegoziare condizioni.

• Monitoraggio e scorecard fornitori: istituire vendor rating periodici con KPI condivisi su puntualità, qualità, conformità contrattuale.

• Processo di approvazione semplificato: revisione delle soglie di autorizzazione, snellimento dei passaggi di validazione per accorciare il ciclo PO.

• Revisione del parco fornitori strategici: diversificare, consolidare con criteri di affidabilità e performance, ridurre dipendenze troppo rischiose.

• Implementazione del TCO nei cicli decisionali: includere costi nascosti (trasporto, manutenzione, scarti) nella valutazione di fornitori alternativi.

• Programmi di miglioramento condivisi: workshop Kaizen con fornitori, piani comuni di miglioramento qualità e puntualità, revisione congiunta dei processi.

• Dashboard e reportistica continua: predisporre cruscotti KPI da aggiornare mensilmente per monitorare progressi e scostamenti.

Conclusione

L’ufficio acquisti ben governato non è un “centro di costo”, ma una leva strategica che può influenzare significativamente competitività, margini e stabilità operativa. Un assessment strutturato consente di passare da intuizioni isolate a decisioni fondate su dati, allineando le politiche di approvvigionamento con la visione lean e finanziaria dell’azienda.

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