Dalla sedia rotta al Kaizen quotidiano: come trasformare i piccoli problemi in grandi opportunità di miglioramento(*)
- Leanbet
- 13 ago
- Tempo di lettura: 4 min
Aggiornamento: 28 ago
L'ownership immediato e il principio Seiso nella cultura della sicurezza aziendale
Dalla sedia rotta al Kaizen quotidiano: come trasformare i piccoli problemi in grandi opportunità di miglioramento(*)
Il problema che tutti vedono ma nessuno risolve
Ieri sera, alla fine di una giornata di lavoro intensa trascorsa a discutere di GDPR e compliance, mi sono seduto su una sedia nella hall dell'hotel. Un attimo dopo, mi sono ritrovato in una situazione potenzialmente pericolosa: la sedia era instabile, il mio drink si è rovesciato e solo per fortuna non ci sono stati conseguenze peggiori.
Ho immediatamente segnalato il problema alla reception e al manutentore presente.
La risposta?
La sedia è stata spostata di qualche metro, ma lasciata comunque accessibile agli altri ospiti.
Un classico esempio di quello che definiamo il "principio dello spostamento": invece di risolvere il problema alla radice, lo spostiamo fisicamente o temporalmente, creando l'illusione di averlo gestito.
Di fronte a questa situazione, mi sono posto una domanda fondamentale: cosa posso fare io, ora, per migliorare questa situazione?
Dal problem solving reattivo al Kaizen proattivo
La risposta è arrivata spontanea: ho preso un foglio, ho scritto "ATTENZIONE - SEDIA INSTABILE - NON UTILIZZARE" in inglese e in serbo, e ho posizionato il cartello in modo ben visibile. Due minuti di tempo, zero budget, risultato immediato: la sicurezza di tutti gli ospiti.
Questo piccolo gesto racchiude in sé i principi fondamentali del Kaizen:
Vedere il problema con occhi critici
Assumersi la responsabilità immediata
Agire concretamente senza aspettare autorizzazioni
Creare valore per tutti gli stakeholder
Il principio Seiso: oltre la semplice pulizia
Nel sistema delle 5S, il termine Seiso viene spesso tradotto semplicemente come "pulire". In realtà, il suo significato è molto più profondo: ispezionare mentre si pulisce. La metodologia Toyota insegna che chiunque deve essere in grado di rilevare qualsiasi anomalia entro 15 metri in 5 secondi.
La sedia traballante nella reception non era un dettaglio trascurabile: era un segnale di sistema che richiedeva azione immediata. Ignorarlo significava accettare che:
I dettagli non contano
La sicurezza è negoziabile
Qualcun altro si occuperà sempre dei problemi
I costi nascosti dei "piccoli" problemi
Ci sono fonti che attestano incidenti sul lavoro causati da sedie instabili negli ultimi anni, con costi importanti per incidente. Ma il costo reale va oltre l'aspetto economico:
Perdita di fiducia dei dipendenti nell'organizzazione
Cultura della negligenza che si diffonde a macchia d'olio
Impatto sulla reputation aziendale
Demotivazione del team ("se non si curano neanche di questo...")
Genchi Genbutsu: vai e vedi, poi agisci
La cultura giapponese ci insegna il concetto di Genchi Genbutsu - "vai e vedi". Significa che quando identifichiamo un'anomalia, dobbiamo:
Andare fisicamente sul posto
Osservare con i propri occhi
Comprendere la situazione reale
Assumerci la responsabilità di risolverla
Non è il lavoro di qualcun altro: è il nostro lavoro.
Nel Toyota Production System, ogni operatore ha l'autorità e l'obbligo di fermare la linea di produzione se nota un problema. Questa filosofia dell'ownership immediato ha permesso a Toyota di diventare il primo produttore mondiale, trasformando piccole inefficienze in vantaggi competitivi significativi.
La Broken Windows Theory nel workplace
L'alternativa al Kaizen proattivo è cadere nella "Broken Windows Theory" applicata al workplace: quando tolleriamo piccoli segni di disordine, creiamo inevitabilmente un ambiente che incoraggia problemi più gravi.
Esempi concreti nei diversi settori:
Nel manifatturiero:
Attrezzature non calibrate lasciate "per dopo" → Scarti e rilavorazioni
Materiali accumulati "temporaneamente" → Inefficienze nel flusso produttivo
Procedure di sicurezza "saltate per fretta" → Infortuni evitabili
Nelle aziende di servizi:
Email non organizzate → Informazioni perse e ritardi
Spazi di lavoro disordinati → Perdita di tempo e stress
Processi non standardizzati → Errori ripetuti e inefficienze
Nella vita privata:
Documenti accumulati "da sistemare" → Problemi burocratici
Manutenzioni rimandate → Guasti costosi
Piccole tensioni non risolte → Conflitti maggiori
Il Kaizen quotidiano: trasformare i problemi in opportunità
Quando ho scritto quel cartello, non stavo facendo il lavoro di qualcun altro. Stavo applicando il principio del miglioramento continuo quotidiano che ogni organizzazione dovrebbe coltivare:
I 4 pilastri del Kaizen applicato ai "piccoli problemi":
Visione sistemica: Ogni problema è un sintomo di qualcosa di più grande
Azione immediata: Non aspettare che qualcun altro se ne occupi
Approccio collaborativo: Coinvolgere chi può implementare soluzioni durature
Learning organization: Utilizzare ogni problema come opportunità di apprendimento
Implementazione pratica: il metodo SCAR
Per trasformare questa filosofia in pratica quotidiana, proponiamo il metodo SCAR:
S - Spot (Individua): Sviluppa la sensibilità per riconoscere anomalie e problemi C - Care (Interessati): Assumi ownership del problema, anche se non è "tuo" A - Act (Agisci): Implementa una soluzione immediata, anche temporanea R - Report (Comunica): Condividi l'esperienza per creare apprendimento organizzativo.
Misurare l'impatto del Kaizen quotidiano
Le organizzazioni che implementano una cultura di miglioramento continuo quotidiano ottengono risultati misurabili:
Riduzione dei microinfortuni
Aumento della produttività per addetto
Miglioramento dell'engagement dei dipendenti
Diminuzione dei costi operativi
Il ROI della responsabilità individuale
Il tempo investito nel risolvere piccoli problemi genera un ritorno sull'investimento esponenziale:
2 minuti per risolvere il problema della sedia = potenziali costi evitati
5 minuti per sistemare un processo = ore di lavoro risparmiate nel tempo
10 minuti per formare un collega = competenze durature per tutta l'organizzazione
Conclusioni: dalla teoria alla pratica quotidiana
La trasformazione Lean di un'organizzazione inizia esattamente così: con gesti semplici che comunicano valori profondi. Il Kaizen (改善) non è una metodologia che si applica solo nei grandi progetti di miglioramento, ma una mentalità che trasforma ogni momento della giornata lavorativa in un'opportunità di crescita.
La domanda non è "di chi è la responsabilità?" ma "cosa posso fare io, ora, per migliorare questa situazione?"
Quando inizieremo a vedere ogni "sedia traballante" come un invito al miglioramento continuo, avremo fatto il primo passo verso una cultura aziendale davvero Lean.
Vuoi implementare una cultura di Kaizen quotidiano nella tua organizzazione? Contatta il team Leanbet per scoprire come trasformare i piccoli problemi in grandi opportunità di crescita.
*articolo a cura di Andrea Bet - amministratore unico Leanbet Srl
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